Una contabilità digitale che funziona nella vita di tutti i giorni
CONTABILITÀ DIGITALE PER LE AZIENDE DI VIENNA E DELL’AUSTRIA
Con ambicon è possibile trasmettere i documenti tramite un percorso digitale definito, riducendo il tempo dedicato alla ricerca e alle richieste di chiarimenti e creando una base affidabile per le analisi continue. I referenti personali rimangono a vostra disposizione e concordano con voi quali processi, approvazioni e interfacce sono più adatti alla vostra azienda.
Procedure chiaramente definite
Di persona a Vienna
Digitale in tutta l'Austria
Che cosa si intende per contabilità digitale?
Contabilità
La contabilità digitale consiste nel gestire documenti contabili, dati bancari, approvazioni, richieste di chiarimenti e analisi attraverso processi digitali coordinati. L’obiettivo è garantire un flusso di informazioni completo e tracciabile, dall’acquisizione dei documenti alla registrazione contabile e all’analisi. Il software può semplificare le operazioni ricorrenti; tuttavia, la responsabilità, la qualità dei documenti e il controllo tecnico rimangono fondamentali.
Quando i documenti sono sparsi in tanti posti, non è solo il tempo a mancare
Le fatture cartacee archiviate in cartelle, i documenti PDF sparsi in diverse caselle di posta, le approvazioni mancanti e le richieste di chiarimenti all’ultimo momento prima di una scadenza generano lavoro superfluo. Allo stesso tempo, le analisi arrivano in ritardo o si basano su informazioni incomplete.
La contabilità digitale non risolve questo problema solo grazie a un’app. È fondamentale seguire un processo che venga rispettato nella quotidianità: con un canale di ricezione chiaro, responsabilità ben definite, richieste di chiarimenti tracciabili e un ritmo adeguato alla vostra azienda.
Un unico punto di ingresso invece di tanti punti di deposito
I documenti vengono forniti tramite il canale digitale concordato e non vengono distribuiti tramite chat private, e-mail sparse e pile di fogli cartacei.
Competenze ben definite anziché richieste di chiarimenti vaghe
Sapete chi approva i documenti, chi integra le informazioni mancanti e chi, presso ambicon, è responsabile dell'elaborazione in corso.
Dati concreti invece di sorprese a posteriori
Più i dati sono completi e aggiornati, più è possibile sfruttarli efficacemente per le analisi relative alla liquidità, ai costi, alle partite aperte e ad altre decisioni.
Cosa comprende la contabilità digitale con ambicon?
AMBITO DEI SERVIZI
L'ambito concreto dei servizi dipende dalla forma giuridica, dal volume contabile, dai processi interni, dal settore di attività e dai sistemi utilizzati. Prima di iniziare, definiamo quali compiti saranno assunti da ambicon, quali documenti dovrete fornire e quali approvazioni rimarranno di competenza della vostra azienda.
Analisi dei processi e dei sistemi
Esaminiamo come sono attualmente organizzati le fatture in entrata e in uscita, i movimenti bancari, la cassa, le approvazioni e i rendiconti. Da ciò deduciamo un processo teorico realistico.
Trasmissione digitale dei documenti contabili
I documenti giustificativi vengono trasmessi tramite un canale digitale concordato. I formati dei file, la denominazione, le responsabilità e la frequenza di trasmissione vengono definiti in fase di onboarding.
Contabilità corrente
Registriamo ed elaboriamo le operazioni concordate sulla base della documentazione fornita. Eventuali informazioni poco chiare o mancanti vengono chiarite attraverso un processo di verifica trasparente.
Riconciliazione bancaria, di cassa e dei conti
I movimenti bancari, la cassa e i conti pertinenti vengono riconciliati secondo quanto concordato. Le interfacce utilizzabili dipendono dalla banca, dal sistema e dalla disponibilità tecnica.
Dichiarazione preliminare dell'imposta sul fatturato e altre dichiarazioni
Qualora ci venga richiesto e nell’ambito delle autorizzazioni confermate, provvediamo a preparare le dichiarazioni IVA periodiche sulla base dei dati registrati e approvati, oppure a trasmetterle tramite il canale previsto.
Analisi in corso
Riceverete i resoconti concordati con cadenza prestabilita. Vi illustreremo le voci principali e chiariremo quali indicatori siano effettivamente rilevanti per le vostre decisioni.
Archiviazione e trasferimento digitali
Definiamo quali documenti sono disponibili nel sistema, come vengono regolati gli accessi e come i dati possono essere esportati o trasferiti in caso di cambio di sistema o di consulente.
Ecco come organizzare la vostra contabilità in formato digitale
PROCEDURA
1
Verifica digitale
Analizziamo la vostra situazione attuale: forma giuridica, flussi documentali, processi bancari e di cassa, fatture in uscita, approvazioni, collaboratori, software esistente e report desiderati.
2
Processo previsto e responsabilità
Stabiliamo quale canale utilizzare per ciascun tipo di documento, chi è incaricato dell’approvazione all’interno dell’azienda, come gestire eventuali richieste di chiarimenti e quali compiti vengono svolti da ambicon.
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Configurazione e importazione dei dati
Gli accessi, i ruoli, i dati anagrafici e le interfacce vengono configurati secondo l'ambito concordato. In caso di migrazione, verifichiamo i dati esistenti, i periodi non chiusi e le esportazioni necessarie.
4
Prova di funzionamento e controllo qualità
Un primo periodo di rendicontazione permette di verificare se i documenti pervengono in modo completo, se le assegnazioni funzionano correttamente e se le richieste di chiarimenti vengono gestite in modo comprensibile. Se necessario, il processo viene adeguato.
5
Funzionamento corrente e revisione
Una volta avviato il progetto, la contabilità, le richieste di chiarimenti e le analisi vengono gestite secondo la cadenza concordata. In caso di crescita, introduzione di nuovi sistemi o modifica dei processi, il processo viene ulteriormente sviluppato.
In che modo la contabilità digitale migliora l'azienda
Vantaggi
Minore impegno nella ricerca e nel trasferimento
Un percorso documentale chiaro riduce l'archiviazione parallela, i passaggi di mano manuali e la ricerca di documenti mancanti.
Elaborazione tracciabile
Le richieste di chiarimenti, le approvazioni e le responsabilità vengono gestite attraverso canali ben definiti. In questo modo è possibile individuare chiaramente cosa è stato completato e dove mancano ancora delle informazioni.
Base di dati più aggiornata
Se i documenti vengono trasmessi regolarmente e in modo completo, le analisi possono essere disponibili prima e integrarsi meglio nel processo decisionale corrente.
Assistenza personalizzata
Per ambicon, “digitale” non significa “anonimo”. Avrete a disposizione un referente che conosce bene il processo e saprà gestire eventuali richieste di chiarimenti di natura tecnica o organizzativa.
Processi scalabili
Un processo ben definito può essere adattato più facilmente a un maggior numero di documenti, a personale aggiuntivo, a nuove sedi o ad altri sistemi.
Una base migliore per la consulenza
Dati strutturati e tempestivi facilitano l'integrazione con il bilancio d'esercizio, la consulenza fiscale, il controllo di gestione e la pianificazione aziendale.
Collegare in modo efficace i sistemi esistenti
INTERFACCE
Molte aziende utilizzano già programmi di fatturazione, accessi bancari, sistemi di cassa, piattaforme di e-commerce, sistemi di registrazione delle ore lavorative o sistemi di gestione delle scorte. Nel Digital-Check verifichiamo quali dati sono disponibili, quali esportazioni o interfacce sono presenti e in quali casi sia più opportuno ricorrere a un processo standard semplice piuttosto che a una soluzione personalizzata complessa.
Conti bancari e dati di pagamento
Sistemi di emissione delle fatture e di fatturazione
Dati relativi alla cassa e al registratore di cassa
Fornitori di servizi di e-commerce, negozi online e pagamenti
Gestione delle scorte e sistemi specifici per settore
Contabilità salariale e processi relativi al personale
La contabilità digitale è un processo, non un singolo strumento
INTERAZIONE
Un'app può registrare le ricevute, estrarre dati o mettere a disposizione documenti. Tuttavia, la possibilità che ne derivi un processo contabile affidabile dipende dalla qualità dei dati, dai ruoli, dalle approvazioni, dalle interfacce e dai controlli specialistici.
Cosa può essere automatizzato
A seconda del sistema, possono essere supportate operazioni ricorrenti quali il trasferimento dei dati, il riconoscimento dei documenti, i suggerimenti di assegnazione, le riconciliazioni bancarie o i promemoria. Il grado effettivo di automazione dipende dalle soluzioni utilizzate e dalla qualità dei dati in ingresso.
Ciò di cui ha bisogno la prova umana
Contenuti dei servizi poco chiari, fatture errate, quote private, contesti internazionali, casi particolari e inquadramento economico non possono essere sostituiti in modo affidabile da una promessa generica di automazione.
Ciò che rimane all'interno dell'azienda
La vostra azienda rimane responsabile della completezza e della correttezza delle informazioni di base, della loro tempestiva fornitura, delle approvazioni interne e del chiarimento delle operazioni commerciali effettive. La ripartizione concreta dei compiti è stabilita nel mandato.
Lavorare in modo sicuro nel mondo digitale – con regole chiare
SICUREZZA E CONSERVAZIONE
I dati contabili possono contenere informazioni commerciali e personali riservate. Per questo motivo, prima dell’avvio delle operazioni operative vengono definiti gli accessi, i ruoli, i canali di trasmissione e le regole di cancellazione o conservazione.
Distribuire gli accessi in base alle attività
Non tutte le persone hanno bisogno degli stessi diritti. I ruoli e le autorizzazioni di accesso vengono assegnati in modo tale che i collaboratori possano visualizzare solo le funzioni e i dati necessari per svolgere il proprio lavoro.
Conservare i documenti in modo che siano completi e leggibili
In Austria, i libri contabili, i registri e i relativi documenti giustificativi sono soggetti, in linea di principio, a termini di conservazione previsti dalla legge. In caso di conservazione in formato elettronico, deve essere garantita la riproduzione completa, ordinata, fedele al contenuto e leggibile per tutta la durata del termine previsto.
Non distruggere la carta in modo indiscriminato
Non è possibile dare una risposta generale valida per tutti i documenti riguardo alla possibilità di eliminare l'originale cartaceo dopo la scansione. Occorre tenere conto del tipo di documento, dei requisiti fiscali, del valore probatorio, dei termini specifici e del sistema di archiviazione utilizzato.
Verificare la protezione dei dati e i fornitori di servizi
Nel caso delle soluzioni cloud e software, è necessario verificare e documentare i ruoli in materia di protezione dei dati, i contratti, i subappaltatori, le misure tecniche e organizzative, nonché eventuali trasferimenti verso paesi terzi.
Per quali aziende la contabilità digitale è particolarmente indicata?
DESTINATARI
La contabilità digitale è indicata per le aziende che desiderano semplificare i flussi documentali, chiarire le responsabilità e utilizzare i propri dati in modo più strutturato, indipendentemente dal fatto che il processo venga creato ex novo o sviluppato a partire da una soluzione esistente.
Imprenditori e lavoratori autonomi
Per un avvio senza intoppi, con procedure documentate in modo chiaro, routine comprensibili e una struttura che non debba essere sostituita dopo pochi mesi.
PMI e imprese in crescita
Per le aziende in cui un numero maggiore di transazioni, dipendenti o sedi comporta esigenze più elevate in termini di approvazioni, analisi e collaborazione.
Edilizia, artigianato e squadre mobili
Per le aziende in cui i documenti vengono redatti nei cantieri, a bordo dei veicoli o in diverse sedi operative e devono essere trasmessi tempestivamente a un processo centrale.
Commercio, produzione ed e-commerce
Per le aziende che gestiscono movimenti di merci, diversi fornitori di servizi di pagamento, dati di cassa o sistemi di e-commerce, i cui dati devono essere integrati in modo affidabile.
Agenzie, società IT e di consulenza
Per modelli di business basati sulla conoscenza che desiderano rappresentare in modo strutturato i costi relativi ai progetti, i servizi ricorrenti e le fatture digitali in uscita.
Aziende internazionali in Austria
Per le aziende con un legame con l'Austria, in cui i dati provenienti da più sistemi o paesi devono essere coordinati tempestivamente e classificati in base alle specifiche esigenze aziendali.
Quanto costa la contabilità digitale?
ONORARIO
I costi non dipendono solo dal numero di documenti. Sono rilevanti anche la forma giuridica, il volume delle registrazioni contabili e delle transazioni, i processi bancari e di cassa, il numero di sistemi, la qualità della documentazione, le riconciliazioni necessarie, le analisi richieste e l'onere legato alla configurazione o al trasferimento dei dati.
Al termine del Digital-Check riceverete un’offerta che descrive in modo chiaro l’ambito dei servizi concordati, il coinvolgimento della vostra azienda e la gestione dei costi aggiuntivi.
Da cosa dipende l'onorario?
Forma giuridica, settore di attività e portata della contabilità corrente
Numero e complessità dei documenti contabili e delle transazioni
Conti bancari, registri di cassa, fornitori di servizi di pagamento e interfacce
Qualità, completezza e cadenza della fornitura dei dati
Onere legato alla configurazione, alla migrazione e alla sincronizzazione
Analisi richieste, riunioni e servizi aggiuntivi
Dalla contabilità a decisioni più oculate
SERVIZI CORRELATI
La contabilità digitale costituisce la base dei dati. In sinergia con i servizi che si basano su tali dati, essa genera ulteriore valore aziendale.
Consulenza fiscale
Discutere questioni e decisioni fiscali sulla base di informazioni strutturate e aggiornate.
Consulenza fiscale per le imprese
Contabilità digitale
Inviare i documenti in formato digitale, semplificare i processi e tenere sotto controllo i propri dati in modo strutturato.
Visualizza la contabilità digitale
Calcolo delle retribuzioni
Organizzare in modo digitale i processi relativi al personale e alla gestione delle retribuzioni e coordinarli con la contabilità corrente.
Maggiori informazioni sul calcolo delle retribuzioni
Bilancio d'esercizio e dichiarazioni dei redditi
Preparare il bilancio annuale sulla base di una contabilità corrente tenuta in modo accurato e interpretare i risultati in modo comprensibile.
Bilancio d'esercizio e dichiarazioni dei redditi
Consulenza aziendale
Tradurre analisi, liquidità, costi e pianificazione in decisioni aziendali concrete.
Visualizza i servizi di consulenza aziendale
Costituzione di una società
Definire in modo adeguato i flussi documentali, i sistemi e le responsabilità fin dall’inizio.
Costituzione di una società in Austria
Una fiducia che può essere dimostrata
- Referenti fissi
- Collaborazione digitale
- Comunicazione chiara
- Assistenza a Vienna e in tutta l'Austria
Domande frequenti sulla contabilità digitale
Domande frequenti
Che cos’è la contabilità digitale?
La contabilità digitale organizza documenti contabili, dati bancari, approvazioni, richieste di chiarimenti e analisi attraverso processi digitali coordinati. I documenti non vengono semplicemente scansionati, ma registrati in modo strutturato, assegnati alla contabilità corrente e resi disponibili per la verifica e l’analisi. I sistemi e le fasi operative utilizzati dipendono dall’azienda e dall’ambito dei servizi concordato.
Qual è la differenza tra la contabilità digitale e quella tradizionale?
Nella contabilità tradizionale, i documenti giustificativi vengono spesso raccolti in formato cartaceo e trasmessi periodicamente. La contabilità digitale utilizza canali elettronici definiti per i documenti giustificativi, i dati e le richieste di chiarimenti. Lo scopo tecnico rimane lo stesso: le operazioni commerciali devono essere elaborate in modo completo, tracciabile e corretto. Il digitale modifica soprattutto il processo lavorativo, non la responsabilità di disporre di documentazione corretta.
La contabilità digitale è completamente automatizzata?
No. Il software è in grado di leggere i dati, suggerire abbinamenti, importare movimenti bancari o facilitare le operazioni ricorrenti. I documenti poco chiari, i casi particolari, le approvazioni e le valutazioni tecniche richiedono comunque una verifica umana. Un processo serio rende quindi trasparente ciò che viene automatizzato e dove rimane necessario un controllo.
Come posso inviare le mie ricevute ad ambicon?
Il canale di trasmissione viene definito in fase di onboarding. A seconda del sistema confermato, i documenti possono essere inviati tramite un portale, un’app, un caricamento predefinito o una soluzione integrata. È opportuno evitare l’uso di app di messaggistica private, archivi multipli non strutturati e canali non sicuri.
Posso distruggere i documenti cartacei dopo averli scansionati?
Non è possibile dare una risposta generale valida per ogni documento. In Austria vigono obblighi di conservazione e requisiti relativi alla riproduzione completa, ordinata, fedele al contenuto e leggibile dei documenti. Inoltre, gli originali possono continuare ad essere rilevanti per il loro valore probatorio o in virtù di disposizioni particolari. Prima della loro eliminazione è quindi necessario verificare il tipo di documento e il processo di archiviazione specifico.
Per quanto tempo devono essere conservati i documenti contabili?
In Austria, i libri contabili, i registri e i relativi documenti giustificativi devono essere conservati, in linea di principio, per sette anni. Per determinati documenti si applicano termini più lunghi, ad esempio in alcuni casi relativi a beni immobili o in casi particolari. Il termine specifico e la data di decorrenza devono essere verificati in base al tipo di documento.
È possibile integrare la mia banca o il mio programma di contabilità?
Molti sistemi offrono funzionalità di esportazione o interfacce. La fattibilità e l’opportunità di un collegamento diretto dipendono dalla banca, dal software, dal formato dei dati, dalle autorizzazioni e dalla manutenzione in corso. Nel Digital-Check analizziamo l’attuale panorama dei sistemi e proponiamo un processo che sia sostenibile dal punto di vista tecnico e organizzativo.
Quali analisi riceverò?
Le analisi fornite vengono concordate nell'ambito dei servizi previsti. A seconda della forma di contabilità e del sistema, sono possibili, ad esempio, elenchi dei saldi, riepiloghi dei risultati a breve termine, informazioni sulle partite aperte o analisi gestionali personalizzate. La significatività e la tempestività di tali analisi dipendono in modo determinante dalla completezza e dalla puntualità dei dati forniti.
Quanto costa la contabilità digitale con ambicon?
Il prezzo dipende, tra l’altro, dalla forma giuridica, dal volume dei documenti e delle transazioni, dai processi bancari e di cassa, dal numero di sistemi, dalla qualità dei dati, dall’ambito di analisi richiesto e dall’onere di configurazione o migrazione. Al termine del Digital-Check riceverete un'offerta con una descrizione chiara dell'ambito dei servizi e delle modalità di gestione dei costi aggiuntivi.
Posso passare da Papier o da un altro fornitore?
Sì. Prima del passaggio vengono verificati i dati esistenti, i periodi contabili aperti, le esportazioni, le registrazioni in entrata, la conservazione dei dati e le scadenze imminenti. Successivamente si stabilisce quali dati saranno trasferiti, a partire da quale data di riferimento opererà ambicon e come evitare duplicazioni di lavoro o lacune informative.
Ambicon fornisce assistenza alle aziende al di fuori di Vienna?
Sì. È possibile fissare appuntamenti di persona a Vienna; le procedure di documentazione digitale e le consultazioni online consentono una collaborazione continua con le aziende in tutta l’Austria. In caso di sistemi complessi o di questioni di natura internazionale, viene verificato preventivamente se sono disponibili le competenze specialistiche e tecniche necessarie.
Trasformate la gestione dei documenti in un processo affidabile
Nel Digital-Check analizziamo i vostri attuali flussi documentali, i sistemi, le responsabilità e le esigenze di analisi. Al termine, saprete quali sono i passi successivi più opportuni e come potrebbe essere una collaborazione personalizzata e organizzata in chiave digitale con ambicon.
Il Digital-Check serve a definire in modo strutturato le esigenze del cliente. Il modulo non comporta ancora l’accettazione dell’incarico, l’approvazione del sistema né la consulenza fiscale personalizzata.
